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十大时间管理的技巧和秘诀

2007-07-16, Monday - 10:05pm   Comment »

  英文原文:10 tips for time management in a multitasking world
  中文翻译:William Long
  中文译文:十大时间管理的技巧和秘诀

  时间管理是一种很特别的技巧,在学校中没有人教你,但实际你必须要学习这门技巧。否则,不管你有多么聪明,你还是不能整理好你掌握的信息,不管你工作多有经验,你还是会在工作中拖延时间。

  年轻人应该知道这一点,因为时间管理(Time Management)正在成为一个时尚的话题,当今最流行的博客之一,Lifehacker的主编Gina Trapani在她即将出版的同名畅销书至今在Amazon的销售榜单中名列重要的位置。

  在今天的工作里,你有能力去处理信息并管理你的时间,“职业道路上的一些特别的技巧可以让你能够处理一个很大的工作量”,Merlin Mann(43 Folders博客的编辑)说。

  因此,这里有10个技巧,可以帮助你更好的管理你的工作:

1、不要在收件箱中保留电子邮件

  “在当今世界上最紧要的技巧就是能够快速处理和加工信息,并将其落实到行动上”,Mann说。将电子邮件以文件夹的方式组织,如果邮件内容需要思考后才能处理,那么将其移动到任务清单(To-Do List)中,如果邮件有参考价值,将其打印出来,如果邮件是会议通知,将其移动到日历计划(calendar)中。

  “有一点年轻人做的很好,那就是仅仅处理事务一次,你不会看到年轻人滚动他们的邮件框来假装工作”,Mann说。所以读完一封邮件后就对这封采取必要的操作吧。

2、 一心不可二用

  正常人都不可能在同一个时间内即看电视,又在即时通讯软件上聊天,又做家庭作业,一心二用是错误的。无论是谁,这么做都会降低工作效率。“一个20多岁的小伙子面对多项并发任务可能还能应付过来,但还是会由此带来工作效率上的损失”,Trapani说。

  因此,设法避免这种情况,Kathy Sierra建议用户多练习关注方法以避免一心二用。

3、先做最重要的事情

  Trapani管这叫“早上的一次冲刺”,当她早上开始工作的时候,她会检查自己所有的电子邮件,并花一个小时的时间整理出待办事项的优先级,这是一个很不错的工作方法,因为即使你不能在一个小时内做完所有事情,当你一旦开始工作的时候你会感觉更轻松。她还指出,这项处理最好能在前一天的晚上做完,这样,当你在早上开始工作的时候,你已经知道了今天最重要的任务是哪些了。

4、在固定的时间处理电子邮件

  “来一封邮件就立刻阅读并进行答复并不是一个高效的工作方式,因为有人能立刻联络你并不意味着你必须立即回应他”,Dan Markovitz说,“人们需要的是一个明确的回应,而不是一个快速的回应”。只要人们知道等待一个答案需要时间,并且他们知道在紧急状况下如何能联系到你,那么大多数类型的电子邮件,你就只需要一天处理几次即可。

5、组织整理好网站地址

  使用类似del.icio.us的网络书签服务来跟踪网站,而不要随手记录到一个地方,你要是相把它做为参考依据,那么就要将这些网址全部保存到一个地方,这样你就可以很方便的搜索和分享。

6、了解最佳工作状态的时间

  工业设计师Jeff Beene在做咨询工作,所以他在一天的任何时间都可以做事情,但是他说,“我制定工作计划的时间是在早晨,因为那时我最富有工作效率”。每个人都有一个最佳的工作时间,你可以通过监控自己过去一段时间的工作效率的方法来找到自己的最佳工作时间,然后你需要管理好自己的工作进度,以便让你在最佳时间内做最重要的工作。

7、加快打字速度

  如果你整天都在电脑前工作,那么打字速度就会变成一个工作效率问题。“在每天中,为了查询信息,人们都要进行数十次的Google搜索”,Trapani说,“那么这将打多少字呢?你能不能将其减少一些呢?如果每分钟能节省十秒种,那么经过一段时间,你将节省很多时间。”

8、万事开头难,先从简单的工作入手

  “我们的问题并不是如何结束这个项目,而是在于如何开始这个项目”,Mann这么说,他的建议是“先做简单的事情”。Beene知道这里的关键所在,他说“我总是尝试将项目分成几部分,这样我就可以逐个完成,各个击破”。

9、每天都整理工作任务清单

  如果你不知道你应该做的事情,你怎么可能管理好你的时间呢?有些人喜欢将工作任务清单(to-do list)写在纸上,因为这些清单对每个项目任务都是一个承诺,直到项目结束。另外一些人喜欢使用软件来将其分割为待办事项以便于管理。

10、敢于放慢速度

  记住,一个好的时间管理者实际上对于某些事情的处理可能会比一个坏的时间管理者要慢。例如,有人在处理高优先级的任务时,可能会不回复自己收到的电子邮件。就像Markovitz说的那样,“很显然还有比处理电子邮件更重要的任务要做,通过直觉,我们就能知道这一点,我们现在要做的,就是认识到处理一项工作(评估其来源以及如何处理)并将工作进行规划,也是非常关键的任务。”

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让你的个人效率翻三倍

2007-06-24, Sunday - 01:00am   Comment »

原文地址:Triple Your Personal Productivity
译文地址:让你的个人效率翻三倍
翻译:Nicole Lee

(声明:任何人都可以任意转载这篇文章,但请在转载时附带上以上信息,谢谢)

你是否曾有过这种感觉:当你回顾自己度过的一周时感到消沉,因为你未能完成自身所期望的那么多工作。当你在打造一个成功的职业生涯或你自己的事业时,时间或许是你最宝贵的财富,如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买自身拥有之外的时间,而时钟却永不停息地滴答作响。

几年前,我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法,在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念,并且你不必为之付出比现在更多的努力。

使用一个详细的日程表

更好地管理你的时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成此步骤最有效的方法。仅需尝试一天,你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面,如此你才有机会仔细检视并改变它们。

此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来,可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法,或是一整天都用。一天结束时,把这些时间段分类记录到综合类别中,然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底,可以持续做上一周,再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽:记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候,可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100个日程记录。

你可能会惊讶地发现,你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去,及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点,而下午3点半左右就开始懈怠了。

分析你的结果

我第一次使用日程表时,我一周在办公室花费了约60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍,我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了?我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失 ——过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。

计算你的个人效率比

当我察觉自己在办公室里耗了60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作时,我开始自问一些有趣的问题。我的收入和成就感仅仅来自那15个小时,而不是我在办公室耗费的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比,也即我在实质性工作上耗费的时间除以我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25%的时间时这确实令我感觉糟透了。我同时认识到,仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。

效率比=实际工作时间/总的“工作时间”

用减少总时间推动效率提升

假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情,你失败的机率很大。这是当我试着约束自己去更努力地工作时的自然而然的结果。事实上,试图更努力只会降低我的动力并让我的“效率比”更低。因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。第二天我只允许自己在办公室待上5个小时,而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈,有趣的事情发生了,我肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物,因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。我在一周接下来的几天里继续这个实验,于是这周在办公室度过的30个小时当中,我完成了25 小时的工作,效率比超过80%。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下,那就试着在一天中严格限制你的工作总时间,看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫,你突然间就会变得极有效率,因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时,你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时,很容易就变得效率低下。

保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间

在几周的时间里,我能在保持自己的效率超过80%的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年,一般每周约有40小时用来干实质性工作,同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间,我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时,也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍,并且仍有大量时间来追求个人爱好。

使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过,日程表必须定期使用,才能产生这些优势。我每3—6个月用一次日程表,多年来它让我有了巨大的改变,总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表,我的生产率就会逐渐下降 ——因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将如我一样,发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于想达到的目标,就利用日程表来提升你的意识和测量你的“效率比”,而后优化你的效率,直至生产率恢复如初。

记录日程是一种高效且无需什么努力就能做到的方法,而它的长期回报是惊人的。

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为父当如蔡笑晚

2007-06-04, Monday - 12:47pm   9 Responses »

古话说,生子当如孙仲谋。而做父亲则没有给出一个标准,所以,我一直默认为“为父当如孙仲谋他爹”。

两全其美上看到以下消息。蔡笑晚身为一个父亲确实彪悍:

长子蔡天文,美国康奈尔大学博士毕业,现为宾夕法尼亚大学最年轻的终身教授之一;次子蔡天武,14岁考入中国科技大学少 年班,25岁获得美国罗切斯特大学博士学位,现为美国高盛公司副总裁;三子蔡天师,北京外国语学院毕业,曾被美国圣约翰大学录取;四子蔡天润,华西医科大 学毕业,曾被美国阿肯色州立大学录取为博士生;五子蔡天君,中国科技大学硕士;六女蔡天西,18岁成为麻省理工学院博士生,28岁担任哈佛大学最年轻的副 教授。

难得可贵的是,他的孩子们,不仅学习好,步入社会后的发展同样优秀。现如今,独生子居多,这种盛世不说空前,却很可能绝后了。如此优秀孩子们,不知道现在有几个是为祖国做贡献呢?

完整叙述可参考文章“蔡笑晚 做父亲是我的事业”,[via 中青网]。

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股市的峰回路转

2007-05-31, Thursday - 09:33pm   Comment »

最近关注了下股票市场,碰巧赶上了政府重拳出击,顿时股民哀鸿遍野。不过,今天随着蓝筹狂舞,股市又有所恢复。现在很多人对政府的突袭颇有微词,政法大学刘纪鹏教授的也对这个事件进行了反思,其中一句话形容的很贴切:

此次财政部以重拳出击保证股市健康发展,就好比家长用一记重拳把“孩子”打得鼻青脸肿,还说是爱护“孩子”。

下面的文章是在刘教授文章的留言中看到的,很有趣,特转帖下来,作者不详。

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4300高地股民营事件

“路边社”消息说,(记者高不清5月30日报道)今天凌晨的一声响,打破了位于4300号高地股民营的宁静。目击者称:这声响声听起来有点怪,但是由于浓雾,看不清。后据证实,其实是有人在拉稀,从而引发股民骚乱。

据空军指挥中心负责人周小三说,为了配合QFLL的行动,他们已经在这两天逼近股民营,但是一直没有进攻。他说:“我们并不想造成流血事件,因为那样国际 舆论也不好交代,但是几次鸣枪警告,仍然没有效果。”其实,这些天并没有大的空袭方面的计划。而是利用屁声进行骚扰,是空军参谋部早就排定的预案。

在现场,数以亿计的股民蜂拥而出。他们相互践踏,随身物资散落一地。一位股民说:“2·27那时候没有跑掉,今天可得溜快点。”他说:“手上的筹码当然是 赶快扔了,剩下件背心够了,逃命要紧。”在股民溃逃的路上,到处悬挂着按周小三要求写的标语。有写“跌晕老股民,跌残新股民”,有写“以优异跌幅向 QFLL献礼。”

路边破旧的高音喇叭里播放着摇滚乐,歌中唱道:“除非是你的股票/不做别的追求/除非是你跟我逃走/没有别的等候/我的跌停比涨停多/不要太早离开我/股 市已经太疯狂/我不要这样过/让我一次跌个够/给你我所有/让我一次跌个够/现在和以后。”前来迎接周小三的QFLL代表很激动,“今天大盘巨幅下跌了, 非常快乐,这两天也让我门过把瘾,待我们建好仓位,ZF在配合把股指拉上来。”

一位自称“华尔街三毛”的老毛子,从一辆中级自行车上跳下来,紧握着周小三的手,眼含泪花:“终于把你盼来了,我喊了这么些日子,他们骂我白痴。现在好了,我要看他们血流成河。”说着,扑通跪下:“我就说一句话,你们都是我的亲爹!”

记者在现场看到,QFLL机构派出的人马正在打扫战场,他们大肆哄抢散户丢下的筹码,没有时间接受采访。周小三代表QFLL说:“一些新股民不懂规矩,这 次也算是对他们的风险教育,让他们悠着点。”他表示:“按照计划,明天我们还要进行清剿。我们的原则是:宜将剩勇追小散,不可沽名学王八。”